办公室会务工作规范

    一、接受会议指令

    办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

    二、会议方案制订

    根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括:会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其它特殊要求。

    三、会议方案审批

    将拟定的会议方案报发指令领导或分管领导、主要领导审批。

    四、会前筹备

    （一）会议通知

    1、会议一般应发书面或网上通知。电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿，以传真为主。

    2、通知内容包括:会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电话等。

    3、通知范围:参会领导、其他参会人员、本单位列席人员、媒体记者及相关单位，确定报名日期，要求在报名截至日期之前反馈参会人员的姓名、性别、单位、职务和联系方式。

    4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。

    5、邀请省部级领导参加的会议，要以文件形式向领导人或者有关部门发。

    （二）会议文件准备

    由相关单位负责会议文件的准备，对需向大会提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发，并与会务承办部门做好协调工作。会议文件主要有:

    1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等。

    2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。

    3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。

    （三）会场布置

    布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。

    1、会场装饰

    （1）党代表大会和党代表会议，背景布置党徽和红旗。

    （2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。

    （3）根据会议需要悬挂标语、摆放花坛等。

    2、会场座次排列

    （1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。

    （2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。

    （3）重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给代表和有关人员。

    （4）有一定级别领导人参加的会议，要在主会场旁边准备休息间，以准备领导人提前来了有休息的地方。

    3、其他要求

    （1）会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。

    （2）会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。

    （3）座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。

    （4）会场内音响、话筒、灯具等应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。

    4。特殊要求

    （1）对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。

    （2）党代表大会和党代表会议等会议，根据需要安排工作人员宣读文件。

    （3）对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。

    （4）涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。

    （5）重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。

    （四）住宿、就餐安排

    1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案... -->>
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