公文格式及行文规则

送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

    四、其他

    1.格式中的几个用线。

    (1)在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是，党的领导机关如中央、省委、地委、县委文件的间隔线中间有一颗红角星，行政机关如国务院、省政府、市政府、县政府的文件一般采用一条连续的横线，中间没有红角星。这条线一般在发文字号下　4mm　处与版心等宽，采用红色反线。

    （2）版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

    2.用纸。公文用纸一般采用gba4型，成品幅面尺寸为　210mm　×　297mm　，纸张定量为　60g　m2～　80g　m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，ph值为7。5～9。5。

    3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

    4.排版规格与印制装订要求。

    （1）排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

    （2）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过　2mm。黑色油墨应达到色谱所标bi100％，红色油墨应达到色谱所标y80％.m80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

    （3）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过　4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差±　4mm。平订钉锯与书脊间的距离为　3mm　～　5mm。

    5.页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘　7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页与空白页以后的页不标识页码。

    行文规则

    行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。国家行政机关公文处理办法第四章规定的“行文规则”，共11条。主要是从行文原则、行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则。我们在实际工作中必须严格遵守和执行这些规则，以利提高行文效用，把握行文权限，规范行文体式。

    一、坚持行文原则，提高行文效用

    “行文应当确有必要，注重效用。”（办法第十三条）这是行文的基本原则，也是行文的出发点。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。

    二、明确行文方向，把握行文权限

    行文方向和行文权限主要从以下四个方面掌握:

    （一）明确隶属关系和职权范围。

    办法第十四条规定:“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。”隶属关系，主要是指行政隶属关系。要向某一个机关行文，必须搞清楚和行文机关是上下级关系、下上级关系、平行关系。对于业务性强的行政系统，也要注意业务指导关系。明确了这一点就便于确定文种。下级机关向上级机关行文，一般用“请示”、“报告”、“意见”等；不相隶属机关之间互相行文，一般用“函”。对需要周知或共同执行的事项，也可以使用“通告”、“通知”、“通报”、等；上级机关向下级机关行文，一般用“命令（令）”、“决定”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见”等。

    职权范围。就是文件内容、事项是不是行文机关和授文机关职权和职责内的事宜。办法依据行文的隶属关系和职权范围，对行文的方向和权限做出了明确规定。

    （二）严格遵守限制条件。

    1.政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”（办法第十五条）

    2.“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”（办法第十五条）

    （三）按照划定的范围行文。

    1.“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。”（办法第十五条）

    2.“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”（办法第十七条）

    3.“属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。”（办法第十八条）。

    4.“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”（办法第二十条）

    （四）掌握联合行文的要求。

    “同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。”（办法第十六条）。

    三、严格行文要求，规范行文体式

    办法在“行文规则”中，对行文从行文纪律到行文体式都做出了明确规定。特别是对上行文做出了严格的规定。

    （一）“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”（办法第十九条）；这些规定主要是解决和防止政出多门的问题.“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”（办法第二十二条）。这一条含义深刻，不仅是公文处理中的纪律，而且对于保证领导机关决策的科学化、民主化具有重要意义。也能够保证领导同志抓大事，抓主要问题。

    （二）对上行文的体式要从严把关。主要是向上级行“请示”、“报告”、“意见”时，“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

    “报告”不得夹带请示事项。”（办法）第二十一条）

    “报告”与“请示”两个文种混用、“报告”中夹杂“请示”事项的问题是目前公文制发中最常出现的问题，有的还编造了“请示报告”这样一个文种。办法在第二章“公文文种”中明确规定了“请示”与“报告”的作用。“报告”:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“请示”:适用于向上级机关请求指示、批准，在制发文件中要根据行文目的确定。概括地讲“报告”与“请示”的不同主要表现在三个方面:一是发文机关对上级机关的要求不同。“报告”是为了让上级知道情况，而“请示”是为了让上级对下级机关的请求做出答复或批准。二是发文的时间不同。“报告”一般是在事后，即在某项工作任务完成之后，或上级机关明确要求答复有关问题时制发。而“请示”则多在事前或事中制发。三是正文中的结束语不同“报告”一般使用“特此报告，请阅知。”或“专此报告，请周知。”等语。而“请示”则多用“特此请示，望予批准。”或“专此请示，请予指示。”等语。行文规则对于文件的质量和高效运转，保证行政公文发挥作用至关重要。在拟制文稿中要严格遵守，文秘部门在核稿中要从严掌握，领导同志要带头执行。